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Text File  |  1985-08-18  |  6.5 KB  |  146 lines
  1.                       THE MAILMEN PROGRAMS
  2.                        Version 1.4 8/7/85
  3.  
  4. These are programs for a sorted mailing and telephone list written 
  5. for Dbase III. They are being distributed under the "Free Ware" 
  6. concept. The total package consists of the following programs, 
  7. written and copyrighted by Philip K. Perlman:
  8.  
  9.  
  10.  
  11. MAIL     DBF     2560   8-09-85   2:52a
  12. MAILMEN  DOC     6400   8-10-85   4:12p
  13. MAILAB   LBL     1034   8-07-85   8:03p
  14. MAILROL  LBL     1034   8-07-85   7:29p
  15. MAILSET  MEM      512   8-10-85   4:08p
  16. COMP     NDX     1024   8-09-85   2:53a
  17. LAST     NDX     1024   8-09-85   2:53a
  18. PROF1    NDX     1024   8-09-85   2:53a
  19. MAILMEN  PRG      256   8-10-85  12:57p
  20. MAILMEN5 PRG    28032   8-10-85   3:55p
  21.        10 File(s)     
  22.  
  23. You are encouraged to copy and share this program with other users 
  24. on the conditions that the progrms are not distributed in modified 
  25. form, that no fee or consideration is charged, that all of the 
  26. programs are distributed as one package, and that the program 
  27. MAILMEN.DOC is not bybassed or removed. 
  28.  
  29. If you find this program is helpful your contribution ($20 sugessted) 
  30. will be appreciated. Upon receipt of your contribution you will be 
  31. mailed a disk containing the latest version of the program.
  32.  
  33. Any improvements on the program would be appreciated. Thank you.
  34.  
  35.         Philip K. Perlman 
  36.         116 West 29th Street
  37.         NYC, NY 10001
  38.  
  39.  
  40.                DESCRIPTION OF PROGAM AND FUNCTIONS
  41.  
  42.  
  43. <1> INSTALLATION
  44.  
  45. This progam is completely menu driven and requires little or no 
  46. written instructions except for the following:
  47.  
  48. * If you are using a PC without hard disk drive, copy the following
  49.   files onto the disk containing your DBASE III files (DBASE.EXE, 
  50.   etc.,):
  51.         All files ending with the extensions: .PRG, MEM, .LBL
  52.  
  53.  
  54. * Your database files ; that is, all of the files ending in '.dbf '
  55.   and  '.ndx', may be on another disk drive or in a different 
  56.   sub-directory on your hard disk. See item 9 on the Main Menu
  57.   for setting these defaults.
  58.  
  59. * If you are using an XT or Compaq with a hard disk copy these 
  60.   programs and all other files onto the hard disk directory 
  61.   where your dbaseIII programs reside.
  62.  
  63. * Once the progams are resident with dbase III either on 
  64. diskette or hard disk you may start the progam by:
  65.  
  66.     1. Entering dbase and typing "do mailmen"
  67.     2. Typing "dbase mailmen" at your dos.prompt
  68.     3. Creating a batch file to enter the program
  69.  
  70. * The program is supplied with several 'dummy' records. Delete these
  71. after you have entered your own records.
  72.  
  73. <2> OPERATION   --  DATA REQUEST AND PRESENTATION SCREEN
  74.  
  75.  
  76. +=============================================================================+
  77. |                          ADD INFORMATION BELOW                              |
  78. |                   Check your entries before continuing.                     |
  79. |=============================================================================|
  80. |   Company                                                                   |
  81. |   First                         Last                                        |
  82. |   Addr1                                              Friend (Y/N)           |
  83. |   Addr2                                              Business (Y/N)         |
  84. |   City                               State      Zip                         |
  85. |                                                                             |
  86. |            Business Telephones           Other Telephones     Location      |
  87. |               -   -       Ext.              -   -                           |
  88. |               -   -       Ext.              -   -                           |
  89. |               -   -       Ext.              -   -                           |
  90. |                                                                             |
  91. |   Category                       Birthday   /  /                            |
  92. |                                                                             |
  93. |                                                                             |
  94. |   Comment                                                                   |
  95. |                                                                             |
  96. |                                                                             |
  97. +=============================================================================+
  98.  
  99.   
  100. You will be entering and retrieving information using the above 
  101. screen. The items "Company, Last (name), Friend, Business, Birthday,
  102. Category are those upon which the sorting will be based. 
  103.  
  104. Entering a "Y" at "Friend" or "Business" will serve to separate 
  105. business lists from lists of friends.
  106.  
  107. Entering someone's birthdate will permit you to mail cards with 
  108. labels. We find it easy to print out a couple of times a year 
  109. the "Birthday" list and then mail the cards or gifts as the time 
  110. arises.
  111.  
  112. Category
  113.  
  114. These are sorting categories for professions. You can use them 
  115. for almost anything. We happen to also be in the construction 
  116. business. When we enter the name of a subcontractor and/or 
  117. individual who happens to be a carpenter, we enter "carpenter" 
  118. in Category if this individual or company is primarily providing 
  119. carpentry services. Later on, when we are doing a construction 
  120. job and need a list of carpenters we call on the database 
  121. to provide this. 
  122.  
  123. Print Indices to the Categories-- prints out a list of the 
  124. various categories so that you know what categories are being used.
  125.  
  126.  
  127. Edit/delete -- does just what it says. We also use it to search 
  128. on screen for names and addresses if we are too lazy to do a new 
  129. printout or can't find the old one. 
  130.  
  131. Note: In both items 1> and 2> of the Menu--"Add Names to File"
  132. and "View / Edit / Delete Records"--you have the option at times
  133. to delete records. These records are never actually deleted at the 
  134. time but marked for deletion. The reason for this is that since
  135. there are 5 index files as well as the main database file deleting
  136. or "packing" as it is known in dbaseII can take an eternity if you
  137. have a large number of records and so we chose to do this as a 
  138. separate step --purge--that can be exercise while we are engaged in 
  139. something else. Good Luck.
  140.  
  141. BE SURE THAT THE FILE MAILSET.MEM IS ON YOUR DEFAULT DRIVE SO THAT 
  142. MAY SET THE DEFAULT PARAMETERS.
  143.  
  144.  
  145. ***END OF DOCUMENTATION FOR MAILMEN PROGRAMS****
  146.